Văn nghệ cuối năm: chuẩn bị bài nhảy và sân khấu

Việc chuẩn bị một buổi biểu diễn cuối năm thường kéo dài 8 đến 10 tháng, từ lúc đặt hội trường cho đến khi nhận video ghi hình. Đây là những con số ước lượng lấy từ tài liệu của các trường dạy nhảy và các đơn vị dịch vụ, không phải quy tắc tuyệt đối, nhưng chúng cho thấy khá đúng mức độ cần chuẩn bị trước. Khoảng thời gian thuận lợi nhất là từ cuối tháng 5 đến cuối tháng 6, giai đoạn mà các gia đình dễ sắp xếp tham dự nhất.

Trên thực tế, bạn đặt hội trường và chọn chủ đề từ rất sớm (tùy nguồn, khoảng 9 đến 12 tháng trước). Sau đó chốt thứ tự tiết mục và bắt đầu thử trang phục khoảng 8 đến 10 tuần trước. Bán vé và đặt in chương trình rơi vào khoảng 4 đến 6 tuần trước, còn buổi tổng duyệt có mặc trang phục (dress rehearsal), trong điều kiện như buổi diễn thật, thường diễn ra 1 đến 2 tuần trước đêm diễn. Mốc thời gian chính xác khác nhau tùy nguồn: hãy tính theo khoảng thay vì ngày cố định.

Để chọn quy mô hội trường, một cách ước tính phổ biến là nhắm tới sức chứa khoảng “số học viên × 2 đến 3 khán giả”. Hãy đến tận nơi xem địa điểm: đó là cách duy nhất để kiểm tra sân khấu và nhất là khu cánh gà có thật sự đáp ứng nhu cầu của bạn không, điều mà một bản sơ đồ không bao giờ thể hiện hết.

Một cách xếp chương trình phổ biến là mỗi nhóm — chia theo độ tuổi hay theo bộ môn — có một bài nhảy dài 2 đến 4 phút. Cả chương trình nhắm tới tổng thời lượng tối đa 90 đến 120 phút, tính cả 15 phút giải lao. Đây là mốc giúp khán giả và các vũ công nhỏ tuổi thấy thoải mái, không phải một chuẩn chính thức.

Thứ tự tiết mục (show order) được xây dựng dựa trên vài nguyên tắc đơn giản mà hiệu quả. Tránh xếp hai bài liên tiếp cho một vũ công tham gia nhiều nhóm: bạn ấy cần thời gian lấy hơi và thường là cả thay trang phục. Xếp các anh chị em ruột gần nhau để gia đình đỡ vất vả, không phải chờ suốt cả buổi tối. Cuối cùng, xen kẽ phong cách và lứa tuổi để giữ sự chú ý của khán giả và tạo nhịp điệu cho chương trình.

Khi một vũ công diễn hai tiết mục sát nhau, màn thay đồ nhanh (quick change) phải được chuẩn bị từ trước. Lý tưởng nhất là tập nó ngay ở phòng tập, cầm đồng hồ bấm giờ, cho đến khi màn chuyển trôi chảy. Để hình dung tốc độ có thể đạt được, một nguồn kể rằng học viên của mình chỉ có khoảng 90 giây giữa hai lớp để thay giày và sẵn sàng — bằng chứng rằng một màn chuyển ngắn hoàn toàn tập được. Một công cụ web như Stancz, dùng để đặt và xem đội hình ở 2D, 3D và Góc nhìn khán giả, có thể giúp chuẩn bị và làm rõ các lượt ra sân khấu và vị trí trước các buổi tập.

Nắm vững từ vựng sân khấu giúp tránh những hiểu lầm tốn kém trong ngày diễn. Theo góc nhìn của khán giả nhìn lên sân khấu, bên phải là phía sân khấu Pháp gọi là côté cour, bên trái là côté jardin; người Pháp nhớ bằng chữ cái đầu “J.C.”: Jardin bên trái, Cour bên phải. Phía trước sân khấu là phần gần khán giả nhất, phía sau sân khấu là phần xa nhất. Phải, trái, trước và sau là bốn “hướng chính” của sân khấu. Lưu ý: những điểm mốc này được xác định từ khán phòng, trong khi vũ công và giáo viên đôi khi lại nghĩ theo góc nhìn trên sân khấu, tức là ngược lại — từ đó sinh ra một nhầm lẫn rất phổ biến, nên làm rõ ngay từ đầu.

Sàn diễn là mặt sân khấu, nơi người biểu diễn di chuyển và nơi đặt cảnh trí. Cánh gà là các khu vực hai bên khuất tầm mắt khán giả: dùng để di chuyển cảnh trí và vũ công, và để chờ trước khi ra sân khấu. Để che những khu vực này khỏi ánh mắt khán giả, người ta dùng rèm cánh gà (pendrillon), những dải vải dọc treo trên thanh treo để che các khoảng hở hai bên; ở trên cao, các dải diềm (frise) che những khoảng hở nhìn lên khoang treo, tức là phần trên của tháp sân khấu.

Về tổ chức kỹ thuật, bảng cue (conduite) tập hợp mọi chỉ dẫn về diễn tiến chương trình: chuỗi hiệu lệnh âm thanh, ánh sáng và sân khấu, ghi trong một tài liệu do bộ phận kỹ thuật (régie) giữ. Người điều hành kỹ thuật lo việc chuẩn bị, phối hợp và thực hiện phần vật chất của buổi diễn; tổng phụ trách kỹ thuật điều phối mọi bộ phận và làm cầu nối giữa ê-kíp sáng tạo, kỹ thuật viên và bộ phận hành chính, còn người phụ trách sàn diễn tập trung vào cảnh trí, máy móc sân khấu và việc chuẩn bị sân khấu. Về các buổi tập, một buổi tổng duyệt (filage) là diễn liền một mạch không ngắt quãng, còn italienne là buổi ôn lời thoại ở tốc độ nhanh để cố định thứ tự và trí nhớ.

Một người không thể lo hết toàn bộ cánh gà. Cần lập một đội tình nguyện viên với vai trò rõ ràng: một stage manager (quản lý sân khấu) để điều phối chung, một người phụ trách khu “on-deck” — nhóm đang chờ, sẵn sàng ra sân khấu để các tiết mục nối nhau không có khoảng chết —, một người phụ trách thay đồ nhanh, người trực tai nghe bộ đàm ở cánh gà bên trái và bên phải, và người trông phòng thay đồ. Quy tắc vàng về an toàn và sự trơn tru: mỗi vũ công ở yên đúng chỗ đã được phân trong cánh gà. Một em học viên đi lang thang ra khán phòng hay ra chỗ máy bán hàng tự động có thể lỡ lượt ra sân khấu, làm rối lượt của bạn khác và gây ra vấn đề an toàn.

Diễn tiến ngày diễn theo một khuôn đã được kiểm chứng. Ê-kíp đến khoảng 2 tiếng trước giờ diễn để chỉnh âm thanh, ánh sáng và cho các em khởi động trong cánh gà. Đón khán giả và bán vé mở khoảng 1 tiếng trước. Trong suốt buổi diễn, một người dẫn chương trình — thường là giáo viên — dẫn bằng micro không dây. Về trang phục, hai quy định đơn giản giúp tiết kiệm thời gian quý giá: bắt buộc ghi tên từng em lên trang phục, và cấm ăn uống khi đang mặc trang phục.

Cuối cùng, hãy chuẩn bị một “bộ đồ cứu nguy” cho cánh gà: kim băng, kéo, keo xịt tóc, băng dính và hộp sơ cứu. Những sự cố nhỏ ấy — một đường may bung ra, một lọn tóc không chịu vào nếp, một đạo cụ cần gắn lại gấp — là chuyện thường chứ không phải ngoại lệ, và một bộ đồ để sẵn trong tầm tay giúp một chi tiết nhỏ không làm trễ lượt ra sân khấu.